Interview: So schaffst du digitale Ordnung

Die Digitalisierung soll uns Zeit und Stress ersparen – aber viele wissen die digitalen Helfer gar nicht richtig einzusetzen. Wir haben deswegen Karine Paulon, zertifizierte KonMari Beraterin und Aufräumcoach bei à jour, gefragt: Wie schaffe ich es denn, bei Mailflut, Online-Verträgen und unzähligen Fotos ein digitales Chaos zu vermeiden?

Die meisten kennen es: Auf dem Handy türmen sich Cyberberge von Bildern, Mails und PDF-Dateien – und alsbald hat man keine Ahnung mehr, wo was ist. Nun die Frage an dich, Karine: Warum ist das so? Respektive womit hat man zu kämpfen, wenn es darum geht, Ordnung zu schaffen?

Ordnung ist etwas sehr Persönliches. Oft muss eine gewisse Schmerzgrenze erreicht werden, damit man sich aufraffen kann, Ordnung zu schaffen. Dann kommt aber vielfach eine gewisse Hilflosigkeit: Wo soll ich anfangen? Nach welchem System? Schaffe ich das überhaupt?

Ok, vorausgesetzt, ich nehme mir wirklich vor, das zu schaffen: Wie lautet dein einleitender Tipp?

Gründlich ausmisten steht sicher an erster Stelle. Danach erledige alles, was du unter zwei Minuten machen kannst, sofort. Ansonsten können zehn Minuten aufräumen am Ende des Arbeitstags helfen. Wie ein Maler sollte man am Ende des Tages seine Werkzeuge wieder reinigen, sonst sind sie am nächsten Tag nicht einsatzbereit. Das gilt in der physischen wie in der digitalen Welt.

Was sind denn die grössten Vorteile von einer ordentlichen Umgebung?

Man gewinnt Zeit und wird effizienter. Dadurch reduziert sich der Stress und man profitiert von mehr Kreativität, Professionalität und Freiheit. Dies lässt einen auch sicherer werden, da man im ‘Notfall‘ weiss, was wo aufzufinden ist. Ordnung hat auch sehr viel mit Nachhaltigkeit zu tun: Man konsumiert und verbraucht weniger, wenn man bewusst mit seinen Sachen und/oder seinen digitalen Daten umgeht.

Gehen wir noch etwas mehr auf die digitale Ordnung ein: Was empfiehlst du, wenn ich all mein Zeug auf dem Handy oder PC sinnvoll ablegen will?

Eine einfache Ordnungsstruktur! Das Auge kann nicht mehr als sieben Zeilen aufs Mal erfassen. Da lohnt es sich nicht, unzählige Ordner anzulegen. Ich empfehle jedem, seine Dokumente sinnvoll zu benennen und Stichwörter zu benützen. Das macht sie auffindbar. Ausserdem sollten Dateien, die zusammengehören, auch zusammen gespeichert werden: Fotos in einer Foto App, Versicherungen in einer extra App und private und geschäftliche Dokumente an ihrem für sie bestimmten Ort. Gewisse Apps bieten heute so viel Mehrwert, dass es sich auf jeden Fall lohnt, ihre Funktionen zu testen.

Gibt es eine Faustregel, wie oft man seine Ordnung checken sollte? Sprich: Wann sollte man seine Dokumente auf Aktualität überprüfen und aussortieren? (monatlich, jährlich)

Das kommt natürlich ganz auf die Dokumente an. Es empfiehlt sich, Verträge mit Krankenkassen oder Versicherungen mindestens jährlich zu überprüfen. Dafür kann man Apps benutzen oder sich eine Erinnerung im Kalender setzen. Fotos hingegen würde ich viel öfters, z.B. wöchentlich, durchgehen. E-Mails täglich.

Was mache ich mit alten Dokumenten, die noch nicht digital sind (alter Impfpass, Urkunden, etc.)? Wann lohnt es sich, diese zu digitalisieren?

Die können analog bleiben, wenn sie denn so wichtig sind, dass man sie behalten muss. Dies wäre bei einem Impfausweis, Diplomen, Verträgen und Urkunden der Fall. Es gibt immer noch Anforderungen von Behörden, dass gewisse Dokumente im Original ‘physisch‘ benötigt werden. Die Digitalisierung kann jedoch dazu dienen, Informationen zu sichern (als Back-up) und auf verschiedenen Medien (Handy, Cloud, Laptop etc.) verfügbar zu machen. Damit kann man auch von überall aus darauf zugreifen.

Kommen wir noch zum Thema Mailflut: Wie schaffe ich es, mein Email Postfach vor der totalen Anarchie zu bewahren?

Zuerst sollte einem bewusst sein, dass man E-Mails löschen darf. Wichtig ist es, nicht zu versuchen, uralte E-Mails zu sortieren. Diese kann man getrost archivieren oder, wer mutig ist, löschen.

Und für diejenigen, die ich behalten will (oder muss): Welche Ordnerstruktur hat sich bewährt?

Je einfacher die Struktur, desto besser. Man kann ruhig die Technologie für sich arbeiten lassen und ab einer gewissen Strukturtiefe die Suchfunktion des Programms oder des Geräts nutzen. Allerdings versuche ich bei Kunden immer, die digitale und die Papierablage zu spiegeln. Hat man zum Beispiel pro Familienmitglied einen Ordner (digital oder physisch), kann man dies in E-Mails sehr gut übernehmen.

Aber einmalig Ordnung schaffen ist das eine…wie kriege ich es hin, die Ordnung im Postfach beizubehalten?

Wie schon gesagt, sollte man sich trauen, Mails zu löschen. Aber man kann bei E-Mails auch sehr gut mit Regeln arbeiten: So werden sie automatisch ins richtige Postfach gestellt.

Neben Mails haben die meisten ja noch etwas anderes in Hülle und Fülle: Fotos. Was kann man hier tun, wenn man nach kürzester Zeit ein halbes Museum auf dem Handy hat?

Auch hier ist mein wichtigster Tipp ‘löschen, löschen, löschen‘: Egal, ob es sich um unscharfe Fotos, eine 10er-Serie vom gleichen Motiv oder um den Screenshot eines schönen Pullis, den man online gesehen hatte, handelt. Des Weiteren empfehle ich immer, Fotos chronologisch zu ordnen. Die Themen sowie die Personen und Orte werden besser in sogenannten Metadaten gespeichert. Nach denen kann man einfach suchen und schnell und unkompliziert Alben oder Sammlungen erstellen, z.B. für den jährlichen Kalender mit den Kindern.

Sprechen wir noch über ein weiteres wichtiges Thema: digitale Rechnungen. Nehmen wir an, ich habe all meine Rechnungen mittlerweile im E-Banking als PDF abgespeichert. Sollte man diese separat irgendwo digital ablegen oder gar ausdrucken?

Nicht unbedingt. Auch deine Bank muss Dokumente zehn Jahre aufbewahren. Solange man weiss, wo etwas abgelegt ist, geht das in Ordnung. Allerdings: Wenn es um sehr wichtige Rechnungen geht (z.B. bei Hauseigentum, etc.) würde ich empfehlen, diese noch separat abzulegen.

Und hast du noch einen Tipp, wie man sich das leidige Thema Steuererklärung etwas vereinfachen kann?

Man kann sich eine Mappe mit Registern oder einen digitalen Ordner mit Unterordnern bereitlegen. Sobald das entsprechende Dokument eintrifft, sollte es direkt am richtigen Ort versorgt werden.

Zum Schluss noch die Frage nach Back-ups: Reicht es, wenn ich mich für eine Sicherung (in einer Cloud oder auf einer externen Festplatte) entscheide oder sollte man wichtige Dokumente doppelt sichern?

Back-ups macht man am besten nach der 3-2-1 Methode. Man hat insgesamt 3 Kopien (die zentrale Ablage und 2 Kopien), man verwendet 2 verschiedene Medientypen und mindestens eine Kopie ist offsite (in der Cloud oder nicht in deinem Zuhause).

Sind meine Daten in einer Cloud allgemein sicherer als auf einer externen Festplatte?

Ja und nein. Wir gehen immer vom schlimmsten Fall aus: Das heisst ein Cloud-Account kann immer gehackt oder gesperrt werden, und eine Festplatte kann jederzeit unerwartet kaputt gehen. Deshalb ist es wichtig, ein funktionierendes Back-up zu haben.

Karine, herzlichen Dank für deine Ausführungen und wertvollen Tipps.