Interview: comment créer de l’ordre numérique

La numérisation est censée nous faire gagner du temps, mais nombreux sont ceux qui ne savent pas utiliser correctement les aides numériques. C’est pourquoi nous avons demandé à Karine Paulon, coach en rangement chez « à jour »: comment faire pour éviter le chaos numérique face à un flot d’e-mails, de contrats en ligne et d’innombrables photos?

Nous le savons tous: des cyber montagnes de photos, d’e-mails et de fichiers PDF s’accumulent sur nos smartphones - et très vite, nous n’avons plus aucune idée de l’endroit où se trouve quoi. Maintenant, la question pour vous, Karine: pourquoi en arrive-t-on là? Plus exactement, avec quoi nous battons-nous lorsqu’il s’agit de faire du rangement?

L’ordre est quelque chose de très personnel. Il faut souvent atteindre un certain seuil de saturation pour avoir le courage de créer de l’ordre. Mais là on fait souvent face à une certaine impuissance: Par où commencer? Selon quel système? Est-ce que je vais pouvoir y arriver?

Ok, en supposant que je veuille vraiment m’en sortir, par quoi conseillez-vous de commencer?

Un grand nettoyage est certainement la première chose à faire. Une fois fait, prenez l’habitude de faire immédiatement tout ce que vous pouvez faire en moins de deux minutes. Sinon, dix minutes de rangement à la fin de la journée de travail peuvent être utiles. Comme un peintre, vous devez toujours nettoyer vos outils à la fin de la journée, sinon ils ne seront pas prêts à être utilisés le lendemain. Cela est vrai dans le monde physique comme dans le monde numérique.

Quels sont les principaux avantages d’un environnement ordonné?

Vous gagnez en temps et en efficacité. Cela réduit le stress et laisse la place à plus de créativité, de professionnalisme et de liberté. Cela vous rend également plus confiant, car en cas d’urgence, vous savez où trouver quoi. L’ordre a également beaucoup à voir avec la durabilité: vous consommez et utilisez moins lorsque vous êtes conscient de vos biens et/ou de vos données numériques.

Parlons un peu plus de l’ordre numérique: Que me recommandez-vous si je veux stocker toutes mes affaires sur mon smartphone ou mon PC de manière judicieuse?

Une structure simple de rangement! L’œil ne peut pas voir plus de sept lignes à la fois. Il n’est donc pas utile de créer d’innombrables dossiers. Je recommande à chacun de nommer ses documents de manière sans équivoque et d’utiliser des mots-clés. Cela les rend plus faciles à trouver. En outre, les fichiers qui vont ensemble doivent être sauvegardés ensemble: les photos dans une application photo, les assurances dans une autre application et les documents privés et professionnels à un endroit prévu spécialement. Certaines applications offrent aujourd’hui une telle valeur ajoutée qu’il vaut la peine de tester leurs fonctions.

Y a-t-il une règle empirique concernant la fréquence à laquelle on doit vérifier ses rangements? En d’autres termes, quand doit-on vérifier que ses documents sont à jour et les trier? (une fois par mois, une fois par an)

Bien sûr, cela dépend entièrement des documents. Il est conseillé de revoir les contrats avec les caisses de maladie ou les compagnies d’assurance au moins une fois par an. Vous pouvez utiliser des applications spécifiques ou fixer un rappel dans votre calendrier. Les photos, par contre, je les regarderais beaucoup plus souvent, par exemple toutes les semaines, les e-mails tous les jours.

Que dois-je faire des anciens documents qui ne sont pas encore numérisés (ancien carnet de vaccination, certificats, etc.)? Quand cela vaut-il la peine de les numériser?

Ils peuvent rester analogiques s’ils sont si importants qu’ils doivent être conservés. Ce serait par exemple le cas d’un carnet de vaccination, de diplômes, de contrats et de certificats. Les autorités exigent toujours que certains documents soient «physiquement» sous la forme originale. Cependant, la numérisation peut être utilisée pour sécuriser les informations (comme une sauvegarde) et les rendre disponibles sur différents supports (smartphone mobile, cloud, ordinateur portable, etc.). Cela permet également d’y accéder de n’importe où.

Passons maintenant à la question de l’avalanche d’e-mails: comment faire pour protéger ma boîte aux lettres électronique d’une anarchie totale?

Tout d’abord, il faut être tout à fait conscient que l’on est autorisé à supprimer des e-mails. Il est important de ne pas essayer de trier les anciens e-mails. Ils peuvent être archivés en toute sécurité ou, si vous êtes courageux, supprimés.

Et pour ceux que je veux (ou dois) garder: quelle structure de dossier a fait ses preuves?

Plus la structure est simple, mieux c’est. Vous pouvez laisser la technologie travailler pour vous et utiliser la fonction de recherche du programme ou de l’appareil lorsque la structure atteint une certaine profondeur. Cependant, j’essaie toujours de faire un parallèle entre le classement numérique et le classement papier avec mes clients. Par exemple, si vous avez un dossier (numérique ou physique) pour chaque membre de la famille, cela peut très bien être utilisé dans les e-mails.

Faire le ménage une fois est une chose ... mais comment faire pour garder cet ordre dans ma boîte de réception?

Comme nous l’avons déjà mentionné, il faut oser supprimer les e-mails. Mais vous pouvez aussi très bien travailler avec des règles pour e-mails, ils seront ainsi automatiquement placés dans la bonne boîte aux lettres.

Outre les e-mails, on a tous autre chose en surabondance: des photos. Que peut-on faire si on se retrouve en un rien de temps avec pratiquement un musée sur son smartphone?

Encore une fois, mon conseil principal est «supprimer, supprimer, supprimer», qu’il s’agisse de photos floues, d’une série de 10 photos du même sujet ou de la capture d’écran d’un joli pull que vous avez vu en ligne. Par ailleurs, je recommande toujours d’organiser les photos par ordre chronologique. Les sujets, ainsi que les personnes et les lieux, sont mieux conservés dans ce que l’on appelle les métadonnées. Vous pouvez facilement les rechercher et créer des albums ou des collections rapidement et facilement, par exemple pour le calendrier annuel avec les enfants.

Parlons d’un autre sujet important: les factures numériques. Disons que j’ai enregistré toutes mes factures au format PDF dans la banque en ligne. Devrais-je les stocker séparément quelque part sous forme numérique ou même les imprimer?

Pas nécessairement. Votre banque doit également conserver les documents pendant dix ans. Tant que vous savez où quelque chose est classé, c’est bon. Toutefois, lorsqu’il s’agit de factures très importantes (par exemple, pour la propriété d’un logement, etc.), je recommande de les classer séparément.

Et avez-vous des conseils pour simplifier le sujet fastidieux des déclarations d’impôts?

Vous pouvez préparer un dossier avec des onglets ou un dossier numérique avec des sous-dossiers. Dès que le document arrive, il sera dirigé directement au bon endroit.

Enfin, la question des sauvegardes: est-il suffisant d’opter pour une seule sauvegarde (dans un cloud ou sur un disque dur externe) ou faut-il sauvegarder deux fois les documents importants?

Les sauvegardes doivent se faire de préférence selon la méthode 3-2-1. Vous disposez d’un total de 3 copies (le dépôt central et 2 copies), vous utilisez 2 types de supports et au moins une copie est hors site (dans le cloud ou hors de votre domicile).

Mes données sont-elles généralement plus sûres dans un cloud que sur un disque dur externe?

Oui et non. Nous supposons toujours le pire des cas: cela signifie qu’un compte cloud peut toujours être piraté ou bloqué, et qu’un disque dur peut être détérioré inopinément à tout moment. C’est pourquoi il est important d’avoir une sauvegarde fonctionnelle.

Karine, merci beaucoup pour vos commentaires et vos précieux conseils.